Une ligne de signalement?… pour les organisations qui se préoccupent de faire la lumière sur les actes répréhensibles!

Dans l’actualité québécoise récente, des victimes et leur entourage ont relayé en boucle, sous forme de cri du cœur, ces messages simples et directs:

  • Les victimes n’avaient personne à qui se confier pour que les choses changent;
  • Les victimes préféraient se taire par peur de représailles, elles étaient sous le pouvoir de la personne à dénoncer;
  • Dans un milieu de travail, personne ne souhaite être étiqueté comme une victime ou un dénonciateur, cela nuit à la poursuite d’une carrière;
  • C’est inacceptable de se taire quand on a connaissance d’un acte répréhensible.

Ces voix réelles ne peuvent mieux illustrer les multiples bénéfices qu’une organisation peut retirer de l’implantation d’une ligne de signalement des actes répréhensibles [1].

Notre but est de poursuivre notre mission d’information en vulgarisant le fonctionnement d’une ligne de signalement en quelques questions et réponses accessibles à tous [2].

Qui le savait ?

Combien de fois avez-vous entendu ou lu cette question adressée par les médias ? D’innombrables fois, assurément.

Dans les faits, si une organisation ignore qu’un acte répréhensible est commis, il lui est impossible d’y répondre par les actions appropriées. En effet, comment réagir si l’on a des doutes sur un incident, sans connaître tous les morceaux du casse-tête? Sans porte-parole qui dénonce officiellement les situations inacceptables au sein d’une organisation, cela peut créer un sentiment d’impuissance chez les gestionnaires de cette organisation, qui vont alors croire qu’ils ne peuvent pas faire « grand-chose ».

La ligne de signalement consiste en un mécanisme simple permettant de recueillir des allégations sur des actes répréhensibles de façon neutre. Le signalement est recueilli, de façon anonyme si souhaité, sur un site internet sécurisé, par téléphone ou par la poste. Ensuite, les organisations qui analysent ces allégations de façon centralisée sont en mesure de poser les gestes appropriés pour les valider, améliorer les façons de faire de l’organisation et également, adopter des mesures dissuasives qui donneront le ton pour le futur.

Quels genres d’actes peuvent être dénoncés en utilisant une ligne de signalement ?

De façon générale : tout acte répréhensible.

Ainsi, que l’on soit témoin de gestes déplacés envers un collègue, que l’on ait des doutes sur la corruption d’un supérieur impliqué dans l’octroi de contrats ou que l’on ait accumulé des preuves qu’une personne a détourné des fonds de l’organisation, il est clairement de la responsabilité de chacun de le divulguer. Bien sûr, personne ne souhaite payer le prix d’assumer cette responsabilité, que ce soit par exemple, par une perte d’emploi ou une rétrogradation [3].

De plus, pour une organisation qui a adopté un code d’éthique, celle-ci aura tout avantage à inviter tout témoin d’un comportement qui s’en écarte, à le signaler. Au-delà de la présence d’un code d’éthique dans une organisation, il est sain et nécessaire de s’assurer que celui-ci est respecté.

Qu’est-ce que l’organisation doit faire lorsqu’elle reçoit un signalement ?

Le gérer de façon structurée, en se rappelant toujours qu’il s’agit d’allégations qui doivent être prises au sérieux et qui nécessitent des investigations pour recueillir les faits et circonstances en toute objectivité.

Tout au long de l’enquête et jusqu’à ses conclusions finales, il faut toujours s’assurer de protéger la réputation des personnes potentiellement impliquées, les preuves des actes fautifs et les actifs de l’organisation. Ainsi, il est primordial de ne pas étaler ces allégations au sein de l’organisation et seul un minimum d’individus sera informé de l’enquête en cours. Cela permet de protéger autant les personnes ayant soumis le signalement que de maintenir la présomption d’innocence des personnes nommées.

Les actions prises par l’organisation suite à la réception d’un signalement seront déterminées par la nature des allégations et la portée légale des situations qui lui sont soumises. Il n’y a pas de recette magique, l’organisation doit d’abord prendre connaissance du signalement. Elle peut également recourir aux conseils de spécialistes afin d’appliquer des saines pratiques qui contribueront à gérer efficacement le signalement reçu. En effet, des professionnels en ressources humaines, des avocats ou des organisations gouvernementales ayant des mandats à cet égard, peuvent être impliqués au besoin.

Qu’est-ce qui fait le succès d’une ligne de signalement?

À qui confieriez-vous un secret ? Aux personnes en qui vous avez CONFIANCE tout simplement.Confiance

Le même principe s’applique dans le cas d’une ligne de signalement. Elle doit gagner la confiance des utilisateurs potentiels pour qu’ils aient envie de se confier. Si la ligne de signalement n’inspire pas la confiance, elle donnera bonne conscience à ses instigateurs, mais ne recueillera tout simplement aucune information menant à des actions positives pour l’organisation.

Ainsi, la ligne de signalement doit être bien expliquée et surtout bien perçue par les employés ou tout autre public auquel elle s’adresse. Ces derniers doivent avoir confiance que leur signalement sera recueilli de façon neutre, sans jugement et que personne ne cherchera à retracer leur identité de quelque façon que ce soit. Conséquemment et à titre d’exemple, tout enregistrement de la voix, toute accumulation d’information sur les adresses IP ou sur les courriels personnels qui sont utilisés pour signaler un acte répréhensible sont donc à proscrire.

Au-delà de cela, la personne qui souhaite soumettre un signalement doit être confiante que l’organisation se préoccupera du signalement et le prendra réellement en charge. Sinon, à quoi bon prendre du temps pour faire cette démarche ?

Un signalement anonyme, est-ce vraiment pertinent pour une organisation ?

Il s’agit d’une question courante et puisque ce mécanisme est peu connu au Québec, les personnes qui se familiarisent avec le fonctionnement d’une ligne de signalement nous confient leurs inquiétudes sous différentes formes similaires :

  • « On ne voudrait surtout pas créer une chasse aux sorcières en implantant une ligne de signalement, cela pourrait nuire au climat de travail… »
  • « Nous avons peur qu’en permettant l’anonymat du signalement, des gens inventent des histoires sur un collègue ou leur patron et se plaignent pour se venger… »

Soyons honnêtes, la ligne de signalement est simplement un moyen de dénonciation moderne et actuel. Sans cet outil, le recours aux médias, soit en contactant un journaliste officiellement ou anonymement, est habituellement le seul moyen concret envisagé par une personne qui souhaite exprimer ses préoccupations et qui n’a pas été informée des possibilités de le faire au sein même de son organisation.

AnonymeUne dénonciation dans les médias, qu’elle soit fondée ou non, a habituellement un impact si majeur sur l’image de l’organisation visée que les avantages de recueillir ces préoccupations et de les traiter adéquatement à l’interne sont donc plutôt simples à démontrer. Le fait qu’une personne ait dévoilé ou non son identité pour communiquer ses préoccupations aux personnes responsables dans l’organisation devient accessoire, la priorité étant d’établir des solutions concrètes et pertinentes à l’interne.

La ligne de signalement doit aussi être bien expliquée aux employés ou au public auquel elle s’adresse afin de gérer adéquatement les attentes. Elle n’est ni une ligne d’urgence, ni une ligne de dénonciation à un corps policier, ni une ligne conseil pour obtenir un avis juridique ou le soutien psychologique de professionnels.

Comment distinguer le vrai du faux ?

Dans la même veine, il ne faut pas négliger d’informer les usagers d’une ligne de signalement sur les façons d’utiliser celle-ci adéquatement. Dans un premier temps, les utilisateurs doivent être sensibilisés à l’importance de transmettre des faits complets qui seront validés par la suite. Au besoin, l’organisation pourra demander des précisions au divulgateur pour juger du traitement qu’elle accordera au signalement.

En effet, les meilleures pratiques en matière de ligne de signalement permettent d’interagir avec la personne qui a soumis une allégation tout en respectant son anonymat. Ainsi, la mise en place de moyens technologiques appropriés permettent au divulgateur de fournir des preuves ou des informations additionnelles tout en protégeant son identité. Cette forme de communication sécurisée permet également à l’organisation de confirmer au divulgateur qu’elle a bien reçu et pris en charge le signalement.

Au-delà des avantages pour l’image d’une organisation, la ligne de signalement est une source réelle de prévention et de détection des actes répréhensibles.

Dans un premier temps, toute personne qui pense avoir des chances de se faire prendre pourrait y réfléchir à deux fois avant de poser un geste inacceptable.

Ensuite, l’organisation dispose d’un moyen concret d’obtenir le pouls de ses employés et autres acteurs impliqués et d’agir lorsqu’il devient impératif de le faire.

Évidemment, l’actualité a mis à l’avant-plan les impacts fulgurants pour l’image des organisations touchées par les révélations publiques. Par ailleurs, parlez-en à des organisations qui ont subi des actes répréhensibles, peu importe leur nature et leur envergure, elles seront loquaces sur tous les effets collatéraux qu’elles ont vécus, par exemple des pertes financières, la démobilisation des employés ou la difficulté d’aller recruter de nouveaux talents. Chacune a son histoire qui incite à prendre action pour tenter de prévenir et de détecter.light

 Et sur une base personnelle, souhaitez-vous œuvrer au sein d’une organisation qui prend les moyens pour faire la lumière sur les doutes qui sont véhiculés dans les corridors ou de celle qui choisit de les laisser dans l’ombre?

[1] Le terme organisation est utilisé pour désigner notamment des sociétés privées, gouvernementales, des associations professionnelles ou syndicales.

[2] Le texte ne vise pas à commenter directement ou indirectement l’un ou l’autre des cas d’actualité d’octobre 2017 ou d’autres cas qui pourraient être rendus publics ultérieurement.

[3] Il est à noter que certaines lois peuvent avoir une définition précise d’acte répréhensible et permettent de protéger les personnes divulguant l’un ou l’autre des actes entrant dans son champ d’application, selon des mécanismes précis. Par exemple, les particularités de la Loi facilitant la divulgation d’actes répréhensibles à l’égard des organismes publics, adoptée en décembre 2016, ne sont pas abordées spécifiquement dans ce texte qui vise à vulgariser la prévention et la détection d’actes non acceptables socialement, dans son sens large.


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