Services de gestion d’une ligne de signalement

Nous offrons le service de gestion d’une ligne de signalement confidentielle (ALIAS ©) aux dirigeants qui souhaitent mettre sur pied un système efficace, robuste et confidentiel de traitement des dénonciations d’actes répréhensibles, de mauvaise gestion ou de comportements contraires à l’éthique.

Dans un monde où le contexte économique est fragile et où les scandales font la une des quotidiens, les dirigeants ont intérêt à prévenir et détecter les actes malveillants.

Selon une étude réalisée par l’Association of Certified Fraud Examiners en 2016 auprès de 114 pays, le signalement par des dénonciateurs est le mécanisme le plus efficace pour détecter les actes répréhensibles qui pourraient nuire à une organisation.

Au Canada, les entreprises, ministères et organismes gouvernementaux et organismes à but non lucratif cherchent de plus en plus à encourager pro activement la dénonciation et à utiliser adéquatement les renseignements ainsi obtenus.

Les services de gestion d’une ligne de signalement offerts par Quantum Juricomptable favorisent la détection précoce d’une mauvaise conduite nuisible, qu’elle soit intentionnelle ou non, afin de limiter ou d’éviter des dommages pouvant être lourds de conséquences tels une perte financière, des répercussions juridiques, une atteinte à la réputation, la perte de clients, le bris de confiance avec des partenaires, des effets néfastes sur le climat de travail, la sécurité ou le moral des employés, etc. . Elle permet que l’information importante atteigne rapidement, par des canaux fiables et sécuritaires, les personnes en mesure d’agir, sans qu’elle soit retardée, faussée ou discréditée par l’intervention des divers niveaux de gestion.

La ligne de signalement est une ligne de téléphone, une adresse web ou une boite postale anonyme et confidentielle réservée aux employés, clients, fournisseurs, partenaires, prestataires de services ou citoyens pour qu’ils expriment leurs inquiétudes face à un cas potentiel d’acte répréhensible.

Il va de soi que le succès d’une ligne de signalement dépend en grande partie de sa capacité à garantir l’anonymat de l’auteur du signalement et à le protéger contre toute forme de représailles. En utilisant les services de notre cabinet indépendant et spécialisé en services de juricomptabilité et d’enquête, vous augmentez la confiance de vos employés en leur assurant un traitement impartial, anonyme et confidentiel de leur signalement.

En effet, une dénonciation à la ligne de signalement ne peut être rattachée à son auteur. Les renseignements recueillis par téléphone, par internet ou par la poste sont transmis, de façon sécuritaire, sans renseignement ou donnée pouvant servir à en identifier l’auteur, au responsable désigné de votre organisation (auditeur interne, direction des enquêtes, directeur général, président du comité d’audit, etc.) qui prendra des mesures éventuelles appropriées.

Nos services de gestion d’une ligne de signalement anonyme, confidentielle et multilingue sont offerts 24 heures par jour et 7 jours par semaine, par téléphone ou par internet.

La ligne de signalement peut être utilisée pour dénoncer :

Corruption, comportement non éthique

  • Conflit d’intérêt (achats, ventes, investissement, gestion des ressources humaines, etc.);
  • Commissions ou cadeaux illicites (Appels d’offres, achats, gestion des contrats, pots de vin);
  • Non-conformité au cadre légal (code d’éthique, code de déontologie, règles du lobbying, loi, réglementation, politique ou procédure, etc.).

Détournement d’actifs

  • Dépenses non autorisées (Facturation, paie et avantages sociaux, compte de dépenses, falsification de chèques, gestion de caisse);
  • Vol (Caisse);
  • Détournements (Ventes, créances, titres et autres produits financiers, substitution pour produits inférieurs, remboursements ou ristournes, fraude fiscale);
  • Appropriation (Transfert non autorisé, fausse vente et expédition, achat et réception non autorisés, dissimulation de paiement, vol de marchandise, conversion abusive en rebuts);
  • Utilisation non autorisée (Locaux, équipement);
  • Vandalisme, destruction.

Fraudes aux actifs informationnels

  • États financiers (sur ou sous-évaluation des actifs ou revenus, décalage ou omission d’enregistrement, revenus factices, fausses évaluations, dissimulation de passif ou de dépenses);
  • Références professionnelles;
  • Accès non autorisé (Renseignements personnels, information confidentielle, données de sécurité);
  • Cyberfraude (Altération, destruction).

Utilisation non autorisée de la technologie

  • Utilisation inappropriée de la technologie (Internet, courriel, logiciel,…).

Fraude d’un fournisseur

  • Fraude sur les achats (modification frauduleuse des prix prévus au contrat, non-respect frauduleux des clauses du contrat, main d’œuvre moins qualifiée que prévu, travaux facturés non réalisés, facturer plus d’heures que travaillées, double facturation ou surfacturation, usage abusif des actifs de l’organisation, produits de qualité inférieure, etc.);
  • Fraude sur les appels d’offres (Fausses références professionnelles, collusion entre fournisseurs, informations privilégiées, etc.).

Fraude de la clientèle

  • Ventes (Paiement reçu avec fausse monnaie, paiement reçu par carte de débit ou de crédit frauduleuse, paiement reçu avec faux chèque, paiement reçu avec chèque sans provision, remboursements ou ristournes, vol de marchandise, etc.);
  • Prestations / Indemnités (Prestation-indemnité reçue sans y avoir droit, montant surévalué, changement non déclaré, fausses factures, etc.);
  • Fausse déclaration (Produits financiers, faillite frauduleuse, fausse identité, faux dépôt bancaire, fausses informations financières, etc.).

Cyberfraude

  • Accès non autorisé (Renseignements personnels, information confidentielle, données de sécurité, locaux, équipement);
  • Altération / Destruction (Altération du code ou des données, destruction du code ou des données, etc.);
  • Interruption (saturation système/réseaux, blocage de comptes);
  • Extorsion (rançongiciel).

Fraude d’un compétiteur

  • Espionnage industriel (vol de propriété intellectuelle, vol d’information confidentielle, etc.);
  • Fixation des prix (Limitation de production, division des marchés, etc.);
  • Divulgation de fausses informations (Utilisation inappropriée des médias sociaux, fausse information aux clients ou aux fournisseurs, etc.).

Fraudes contre les personnes

  • Vol d’identité;
  • Extorsion;
  • Ingénierie sociale.

Blanchiment d’argent

  • Dissimulation de la source de l’argent obtenu d’activités criminelles.

Abus d’alcool et d’autres drogues

  • Mauvais usage des drogues et alcool légaux ou usage des drogues illégales.

Discrimination ou harcèlement

  • Conduite inopportune et non sollicités, verbale ou physique envers un employé à cause du sexe, de la religion, de l’ethnicité ou des croyances (ex. : préjugés d’embauche, d’affectation, renvoi injustifié, rémunération injuste, etc.).

Inconduite, comportement inapproprié et / ou offensif

  • Usage de propos incendiaires, désobligeants, indûment critiques ou insultants envers un employé, un collègue, un client ou toute autre personne ayant une relation d’affaires avec l’entité.

Représailles pour avoir signalé des problèmes liés à la conformité

  • Discrimination ou harcèlement envers un individu qui a signalé de bonne foi un problème lié à la conformité.

Violence ou menaces dirigées

  • Menace (verbale ou physique) de préjudices, méchancetés, blessures, etc.

Problèmes de sécurité

  • Omission reliée à la sécurité des personnes ou à la protection de leur environnement de travail.

Activation du service en 15 jours, après entente contractuelle.

  • Réception et documentation des signalements sur des cas potentiels d’actes répréhensibles;
  • Service sécurisé, confidentiel et anonyme;
  • Disponibilité des agents en tout temps (7 jours/7, 24 h/24);
  • Service bilingue français/anglais.

Services connexes offerts par Quantum Juricomptable inc. en guise d’accompagnement pour la mise en place d’une ligne de signalement dans votre organisation.

  • Élaboration du processus de traitement d’un signalement;
  • Élaboration d’une politique/directive;
  • Accompagnement dans le développement d’une stratégie de mise en place et d’un plan de communication;
  • Implantation d’outils de mesure de l’efficacité de la ligne de signalement et de mécanismes de reddition de comptes;
  • Sensibilisation/formation du personnel et des responsables internes;
  • Analyse préliminaire;
  • Enquête juricomptable.