Comment concilier pénurie de main-d’œuvre et séparation de tâches pour une PME?
La séparation de tâches représente, à ce jour, un des moyens les plus efficaces en matière de gestion du risque de fraude. En plus de limiter le spectre d’activités des fraudeurs, la séparation de tâches financières entre plusieurs personnes permet également de limiter le risque de non-détection lié aux erreurs découlant d’interventions humaines. Mais comment y parvenir en contexte de pénurie de main-d’œuvre dans les PME?
Avant même de penser à séparer les différentes tâches d’un processus, chaque entreprise doit prendre le temps nécessaire pour identifier les processus clés de l’entreprise. Les trois processus courants de toute entreprise sont : la paie, les ventes et les achats. Selon la réalité de chaque entreprise, d’autres processus qui impliquent des ressources financières peuvent s’ajouter.
Les étapes clés d’un processus
Pour chacun des processus, 4 étapes sont identifiables :
Étape | Paie | Ventes | Achats | Garde:
Il s’agit de l’étape du processus où l’employé a accès aux éléments d’actifs ou encore aux documents administratifs permettant d’initier le processus administratif. | Feuille de temps des employés | Marchandises à expédier;
Bordereau d’expédition
| Stocks de l’entreprise;
Factures d’achats
|
|---|---|---|---|
Autorisation: Cette étape permet à un employé de fournir son autorisation pour que le processus administratif débute. | Autorisation de l’ajout ou du retrait d’un employé du cycle de paie | Autoriser la facturation des marchandises expédiées | Autoriser les factures d’achats de fournitures;
Autoriser un paiement à un fournisseur
|
Enregistrement: Il s’agit de l’étape où les informations sont saisies et comptabilisées dans le système comptable de l’entreprise. | Traitement et comptabilisation de la paie | Facturation des clients | Saisie des factures fournisseurs |
Rapprochement: C’est à cette étape qu’il y aura validation entre les informations comptabilisées au système comptable et les informations opérationnelles de l’organisation. | Conciliation bancaire afin de confirmer les décaissements liés à la paie | Conciliation bancaire liée aux encaissements de comptes clients | Conciliation de l’inventaire inscrit au système comptable avec les stocks physiquement présents dans l’entrepôt |
Une séparation de tâches adéquate prévoit qu’un employé ne devrait pas assumer plusieurs étapes d’un processus clé. S’il le faisait, cela réduirait les chances de détecter une erreur, qu’elle soit volontaire ou involontaire. Cela implique donc que les 4 étapes soient assumées par différents membres du personnel.
Démystifier la séparation de tâches en PME dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre
La pénurie de main-d’œuvre et la réalité des petites entreprises ou OBNL rendent parfois la séparation de tâches difficile, voire impossible. Elle n’en demeure pas moins primordiale pour réduire les risques. Il existe tout de même des alternatives fort intéressantes qui permettent d’appliquer des contrôles pertinents même lorsque l’équipe des finances est réduite. En voici quelques exemples :
Cycle de la paie:
Mensuellement, le directeur général ou un gestionnaire qui ne participe pas à la production de la paie devrait effectuer une validation du journal de paie afin de vérifier qu’il n’existe pas d’incohérences telles que: des employés payés en double, une rémunération non conforme à l’entente salariale, la présence d’un employé fictif et autres. Cela permettrait de s’assurer que le responsable de la paie rémunère uniquement les heures approuvées selon les taux horaires prévus.
Cycle des ventes:
Le directeur des ventes ou un membre de la haute direction devrait avoir accès en temps réel à l’âge des comptes à recevoir et effectuer lui-même le suivi des comptes à recevoir lorsqu’il identifie un retard inhabituel. Également, un rapport mensuel des crédits octroyés aux clients devrait être généré et approuvé par le directeur des ventes pour révision. Cela permettrait de s’assurer que les clients dont le paiement est en retard sera reçu et qu’aucun encaissement n’aura été détourné par la comptabilisation d’un crédit à un client.
Cycle des achats:
La création ou la modification de fournisseurs devrait se faire par quelqu’un qui n’est pas impliqué dans la comptabilisation des opérations fournisseurs ou dans l’autorisation des paiements des fournisseurs. Cela permettrait d’éviter que des paiements soient envoyés à des fournisseurs fictifs ou dans un compte bancaire autre que celui appartenant au fournisseur.
Un questionnement sur la séparation de tâches dans une entreprise est un exercice qui profite à l’organisation tout en permettant d’identifier des sources de fraudes potentielles. Soyez conscients des risques les plus significatifs auxquels votre organisation est exposée, une saine prévention pourrait vous épargner bien des soucis.
Amélie Couture, CPA Auditrice, EEE/CBV
Directrice principale
Myriam Levesque, MBA, CPA, CFF
Associée
Contactez-nous pour plus d’information: infoquantum@quantumjuri.com ou 1-833-870-0505