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Réduire la circulation d’argent comptant dans une organisation, un combat qui persiste

Bien ancrée dans une décennie où les cartes de guichet, les cartes de crédit et les transferts bancaires ont remplacé la majorité de la monnaie physique, la présence d’une ou de plusieurs « petites caisses » servant à plusieurs usages persiste dans plusieurs organisations. Dans nos enquêtes, nous sommes parfois surpris de la valeur de l’argent comptant qui y demeure pendant plusieurs jours, mois ou même des années. Une fois conscients des risques, que peut-on faire pour réduire les sommes en jeu ou même, pourquoi ne pas en profiter pour l’éliminer? 

Pourquoi certaines organisations persistent-elles à utiliser la petite caisse?
  • Des organisations sont payées comptant par certains de leurs clients, notamment dans les commerces de détails, mais aussi dans les entreprises de services.    
  • Des organisations sont en charge d’activités spéciales ou de levées de fonds pour lesquelles elles reçoivent de l’argent comptant qui sera éventuellement déposé.
  • Des employés font des achats pour l’organisation et souhaitent se faire rembourser rapidement. Des sommes plus ou moins importantes sont donc conservées physiquement pour procéder à ces remboursements.

La petite caisse est souvent issue d’une pratique habituelle au sein de l’organisation.  C’est donc une question de gestion du changement que de se questionner sur le besoin d’une petite caisse et de faire évoluer cette habitude. 

Pourquoi l’argent comptant représente-t-il un risque à réduire pour les organisations?

Les contrôles entourant l’argent sont souvent faibles, incomplets, voire inexistants. Le contenu d’une petite caisse est pourtant si simple à faire disparaître sans laisser de traces. Les entreprises font confiance et elles ont de mauvaises surprises lorsque la personne responsable de la comptabilité ne se montre pas digne de cette confiance. À ce jour, les risques entourant un fonds de petite caisse d’une valeur significative sont potentiellement plus importants pour une entreprise que les avantages qu’elle lui procure.

Voyons quelques exemples de situations entourant les opérations de la petite caisse, générant un risque élevé pour l’organisation :

  • Le versement de rémunération à des employés ou à des travailleurs autonomes, sans déductions fiscales applicables, car ces versements ne font pas partie du cycle régulier des paiements. Cette situation engage un risque élevé que l’entreprise n’émette pas les relevés fiscaux applicables. L’entreprise se retrouve alors en défaut face à ses obligations fiscales.
  • L’utilisation des fonds à des fins non autorisées telle que des frais de repas, des dépenses de représentation et de voyage.
  • Des dépôts qui ne sont pas effectués régulièrement, augmentant le solde de la petite caisse, le risque de vol ainsi que le volume d’opérations se déroulant en argent comptant.
  • L’absence de conciliation régulière augmente les opportunités de s’approprier des fonds à des fins personnelles sans que cela ne soit détecté.
  • Le suivi déficient des pièces justificatives liées aux opérations se déroulant en argent comptant.
Revoir son fonctionnement interne

Une saine pratique en matière de gestion des risques de fraude pousse les gestionnaires à se questionner sur des méthodes alternatives à l’utilisation de la petite caisse. Quoi qu’il en soit, les gestionnaires devraient tout d’abord s’assurer de bien connaître les risques auxquels leur organisation est exposée. Voici quelques pistes de réflexion :

  • À titre de gestionnaire, êtes-vous au fait des transactions qui se déroulent en argent comptant dans votre organisation?
  • Existe-t-il des méthodes alternatives qui pourraient permettre de rembourser rapidement les employés qui font des dépenses pour l’organisation?
  • Est-il possible que tous les revenus en argent comptant soient reçus, à l’avenir, via une plate-forme de paiement qui permettrait d’automatiser le dépôt et de simplifier la comptabilisation des transactions?
  • Si les frais de plate-forme de paiements étaient trop importants vs les avantages pour l’organisation, qui concilie l’argent reçu? Qui fait les dépôts et à quelle fréquence? Qui enregistre ces transactions dans les comptes de l’entreprise? La séparation des tâches est un incontournable et il revêt un rapport coût/bénéfices inestimable!
  • Est-ce que le solde de la petite caisse est régulièrement concilié avec l’ensemble des pièces justificatives pertinentes?

Si vous souhaitez identifier les principaux risques de fraude de votre organisation, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe. Nous saurons vous offrir un diagnostic rapide et utile de la situation.

Amélie Couture, CPA Auditrice, EEE/CBV

Directrice principale

Myriam Levesque, MBA, CPA, CFF

Associée

Contactez-nous pour plus d’information: infoquantum@quantumjuri.com ou 1-833-870-0505